Jouw inbox overzichtelijk houden; 7 tips

15 juni 2018 door Lika Verploegen

Jouw inbox overzichtelijk houden is anno 2018 niet zo gemakkelijk meer. De meeste communicatie gaat digitaal via de mail. Maar als de mailtjes maar blijven binnenstromen, kun je snel het overzicht verliezen. Hierdoor zie je misschien belangrijke mailtjes over het hoofd. Lees daarom snel onze tips die jou helpen met het opschonen van je mailbox.

  1. Verdeel alles in verschillende mappen

De beste manier om je mail overzichtelijk te houden, is door een duidelijke structuur aan te brengen. Verdeel daarom alles in mappen. De volgende verdeling is een optie:

  • Actiemap

Hier plaats je alle mails die je nog moet beantwoorden. Zo heb je een helder overzicht van alles dat er nog gedaan moet worden. Vergeet niet elke mail die je gelezen hebt gelijk te verplaatsen of te verwijderen. Anders ga je dubbel werk verrichten en verlies je snel het overzicht.

  • Wachten op-map

Dit zijn mails waar je nog een reactie op moet krijgen. Dit kun je handmatig doen, maar het handigste is om hier een regel voor aan te maken. Dit kan bijvoorbeeld in Outlook en Gmail. Deze zet de mail automatisch in de ‘Wachten op’-map wanneer je jezelf in de BCC zet. Appeltje eitje, toch?

  • Archiefmap

Hier stop je alle mails in die je hebt beantwoord. Doe dit ook gelijk wanneer je een antwoord hebt verstuurd. Anders weet je niet meer precies welke mails zijn beantwoord en moet je alles nakijken. Veel te veel werk dus.

  • Belangrijke partners of taken geef je een eigen map

Het is handig om voor sommige partners of taken een aparte map aan te maken. Deze kun je in je inbox maken of als submappen in de archiefmap plaatsen.

  1. Geen mail op je telefoon

Wij raden je aan om je mail niet op de mobiel te installeren. Mocht je het toch fijn vinden om het af en toe te kunnen checken: zet je meldingen dan uit. Het is niet erg prettig om constant aan werk herinnerd te worden wanneer je vrij bent. Daarbij is de kans groter dat je mailtjes opent zonder ze te beantwoorden en/of in de juist map te plaatsen. Hierdoor maak je jouw inbox snel weer rommelig.

  1. Leeg regelmatig je inbox

Wees niet te voorzichtig met het weggooien van mailtjes. Ga bij jezelf na: Hoe lang is dit geleden? Waarvoor kan ik het nodig hebben? Is het echt zo belangrijk? Mailtjes van twee maanden geleden zijn vaak rijp voor de prullenmand. Anders had je er in de tussentijd wel iets mee gedaan.

  1. Check de functies van je mailpakket

Neem eens goed door wat je allemaal kan met het mailprogramma dat je gebruikt. Vaak heeft het veel bruikbare functies waar je niet van afwist. Bijvoorbeeld de regel waarover we bij tip 1 uitleg gaven.

  1. Vast mailmoment

Open niet gelijk je inbox wanneer je een melding krijgt. Bedenk vaste mailmomenten voor jezelf, het liefst twee keer per dag. Bijvoorbeeld in de ochtend en in de namiddag. Constant reageren op binnenkomende mailtjes haalt je volledig uit je werk. Bovendien wordt je ook afgeleid wanneer je meldingen negeert. Het best is om je notificaties buiten deze mailmomenten gewoon uit te zetten.

  1. Meld je af voor onnodige nieuwsbrieven/persberichten

Vaak word je na één korte mailwisseling al in de verzendlijst van de contactpersoon gezet. Ook wanneer je hier niet om hebt gevraagd. Gevolg: elke week word je mailbox gespamd met onnodige nieuwsbrieven en/of persberichten. Meld je hier onmiddellijk voor af, want deze mailtjes zijn zonde van je tijd. 

  1. Gebruik altijd een treffend onderwerp

Het komt vaak voor dat je een mailtje terug moet zoeken om even iets na te kijken. Je kunt natuurlijk op naam van de contactpersoon zoeken. Maar als er veel mailcontact is geweest, moet je alsnog verschillende mailtjes doorspitten. Gebruik daarom treffende onderwerpen wanneer je met iemand mailt. Daarbij is het ook verstandig om per mail een ander onderwerp in te voeren. Zo zijn mailtjes veel gemakkelijker terug te vinden en voorkom je dat er veel mailtjes zijn met hetzelfde onderwerp.

Lees ook:

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *